はじめに

インターンに関して企業と連絡する際は基本的にメールが使われます。

LINEなどのSNSツールが発達している現代ですが、メールでのやりとりはビジネスをする上で避けて通ることはできません。

インターンのメールの書き方はそのままビジネスシーンでも使えるでしょう。

今回はインターンに関連するメールの書き方の基本について解説していきます。

インターンにおけるメールの構成

インターンでのメールにはいくつか決まった構成があります。

普段あまり使わないものも含まれていますので、しっかりと理解していきましょう。

宛先

宛先とはメールアドレスのことです。

当然ですが、メールアドレスは一文字でも間違っていると相手に届きません。

自分で入力していると、うっかり文字が抜けていたり思い込みで正しいと勘違いしてしまったりすることはよくあります。

相手に届かなければメールのシステムから「届いてませんよ」という内容のメールがすぐに来るでしょう。

しかし、それに気づかずにいると大事なチャンスを逃すことになります。

可能な限り手入力は避け、コピー&ペーストで入力するようにしましょう。

また人名など特に注意して、ペースト後も確認を再度実施してください。

To・CC・BCCとは

メールを作成するときにTo以外にもCCとBCCという項目があることに気づくでしょう。

これらはインターンの申込時には使うことはありませんが、念のため覚えておくと便利です。

Toは件名に直接関わる人のアドレスを入力し、CCは直接ではないものの目を通しておいてほしい人のアドレスを入れます。

複数の人に送る際、誰に送ったか知られたくない場合に使うのがBCCです。

CCやBCCを実際に使うのは皆さんが就職した後になるかもしれませんが、間違ってToに入れるべき宛先をCCに入れることのないよう注意しましょう。

件名

件名はメールの内容を一目でわかるようにするために重要なものです。

企業の人は一日に何十通とメールをチェックします。

そのため内容がわかりにくい件名のメールを送ると担当者の負担が増えてしまうので、しっかりとインターンに関するメールであることを記載しましょう。

例としては以下の通りです。

• インターンシップ参加申込みに関しまして【○○大学 ○田 ○朗】
• インターンシップ参加日時に関しまして【○○大学 ○田 ○朗】

このように何を目的としたメールなのかをはっきり記載します。

また担当者が名前や大学で検索することを考慮し、自分の大学と氏名を記載しましょう。

宛名

宛名は本文の一番上に記載します。

メールアドレスは間違っていれば届かないで済みますが、宛名は間違ってしまうと大変な問題です。

担当者や企業名を間違えるなどは非常に失礼にあたりますし、不注意な人間であると思われ印象が悪くなります。

ここだけは絶対に間違わないようにしましょう。

特に上図の通り、同じ読みの苗字でも表記が違う場合もあります。

中にはどうしても変換で出てこない特殊な苗字の方もいますが、その場合はネットなどで検索をして出てきた漢字をコピペしましょう。

宛名の書き方として担当者の部署と氏名がわかっている場合は「○○株式会社 人事部 課長 ○○様」のように部署名と相手の氏名を記載します。

担当者名がわからない場合は氏名の部分を【ご担当者様】としましょう。

ちなみに個人相手に送る場合は会社名のあとに【御中】などは必要ありませんのでそのままで大丈夫です。

本文

例）

○○株式会社 人事部 ○○様（担当者名がわからなければご担当者様） 突然のメール失礼いたします（初めてメールさせていただきます）。 ○○大学 ○○学部○年 （氏名）と申します。 この度貴社ホームページにてインターンシップ募集の内容を拝見し、応募したくご連絡させていただきました。 以下略 ～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

以上の通り、本文の冒頭は【宛名】【挨拶】と【自分が何者であるか】の順に記載します。

ここでは大学名を省略したり苗字だけを書いたりすることは避け、正式名称を記載してください。

また面識のない相手にいきなりメールを送ることになるので、書き出しに一言加えると丁寧でしょう。

例えば「突然のメール失礼いたします」や「初めてメールさせていただきます」などですね。

似たような言い回しに「お世話になります」もありますが、こちらは一度やりとりしてから使う方が無難といえます。

署名

例）

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ○○大学 ○○学部○年 ○木 ○子 住所：111－1111 ○○都○○区○○ Tel：090-○○○○ー○○○○ Mail：○○○○○@○○○.com ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

署名は本文の最後に自分の所属を記載するものです。以上のように大学名からメールアドレスまでを記載します。

ここでも略称は使わないように注意しましょう。

またここからが署名であるとわかりやすくするために簡単に線で区切っても構いません。

そしてインターンのメールのやりとりは複数回に及ぶこともあるので、テンプレとして保存しておくことをおすすめします。

メール作成時の注意点

メールを作成する際は以下の点に注意しましょう。

宛名、署名を必ず書く

宛名、署名は必ず書きましょう。

わかっていてもうっかり抜けてしまったり間違えてしまったりする部分なので送る前に必ず確認してください。

特に相手の氏名や会社名の間違いには注意しましょう。

また署名を入れ忘れるとメールアドレス以外の連絡先が相手に伝わりませんので、文末に署名を入れるということを忘れないようにしてください。

誤字脱字チェック

本文ができあがったら誤字脱字のチェックをしましょう。

誤字脱字があると読んでいるときに違和感を感じますし、注意力が足りないと見なされます。

例）

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～ 私は非常に几帳面な正確で、サークル活動でも会計を担当しておりました。 またやり遂げようという意思が強く、困難な状況でも投げ出さずに取り組んできました。 ～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

上の例では｢性格｣と｢意志｣を間違えてみました。

書いてあることは立派なのにとても几帳面な人とは思えませんね。

このように誤字脱字があると、その人の人柄がややいい加減な印象を受けてしまいます。

同音異義語の変換ミスはよくあることのなので、2回ぐらい声に出して読み返してみることがおすすめです。

またプリンターがあれば一度印刷してみるのも有効でしょう。

紙で確認すると画面で見ていたときには気づかなかったミスを発見できることはよくあります。

メールでは特に長い文章を書いているとなかなか気づかない誤字脱字が出てくるので、時間を惜しまずにチェックしましょう。

メールを送る際のマナー

メールの書き方にもマナーがあります。

マナーとは相手のことを気遣って実施するものなのです。

メールを送るときもそれを読む相手のことを考えて送るようにしましょう。

適度に改行する

適度に改行するということも重要なマナーです。

改行なしの長文は非常に読みにくく、相手に負担をかけます。

目安としては3～5行に一回、もしくは文章の話題が変わるときに改行を入れることがおすすめです。

一つの話題が終了したら空白を作り内容が変わったことをわかりやすくしましょう。

24時間以内に返信する

インターン応募先の企業から返信が来たら基本的には24時間以内に返信しましょう。

レスポンスの早さは好印象に繋がります。

メールはスマホでも見れますので、2,3日気づかなかったということのないようにインターンに申し込んだ後はこまめにメールを確認することが重要です。

どうしても返信できなかった場合は返信が遅れてしまった旨にお詫びの言葉を添えてすぐに返信しましょう。

返信が来た場合は件名を変えない

相手が送ったメールに対し返信すると、件名の部分が【Re:○○の件】というように返ってきます。

この返信メールに再度返信する場合は件名部分を変更しないように注意しましょう。

件名を変更してしまうと何についてのやり取りだったのかわかりにくくなりますし、【Re】を消すと返ってきたメールなのか新しいメールなのか本文を読まないと判別できません。

件名はそのまま返すのがマナーです。

インターン申込みメールの書き方

インターンに申し込む際の具体的な書き方を紹介していきます。

件名はわかりやすく

件名には【インターンシップ応募に関しまして】と一目で内容がわかるように記載しましょう。

その際は自分の大学、学部、氏名も忘れずに記載してください。

相手先の会社名は正式名称で記載する

応募先が有名な企業だとつい普段から見聞きしている名称を使ってしまうかもしれませんが、メールの時は正式名称を使いましょう。

上図のようにしっかりと株式会社まで記載し、通称を使わないように注意してください。

御中と様の正しい使い方

御中という言葉は法人や団体に対して使います。

主に郵便物で使われる言葉ですが、個人に対しての【様】の会社版と理解すればよいでしょう。

【○○株式会社御中】などのように使いますが、会社名の後に個人名を続ける場合は使いません。

その場合は【○○株式会社 ○○様】となります。

【○○株式会社御中 ○○様】と記載するのは誤りなので二重に使わないように注意しましょう。

書き出しは相手の宛先→自分の名前と応募の意思

本文の書き出しは前章のメールの構成の本文を参考に宛先・自分の名前の順に記載しましょう。

その次に応募の意思があることを記載します。

応募の意思を伝える際にはなぜ応募しようと思ったのか、志望動機を書くとより丁寧です。

例）

○○株式会社 人事部 ○○様（担当者名がわからなければご担当者様） 突然のメール失礼いたします（初めてメールさせていただきます）。 ○○大学 ○○学部○年 （氏名）と申します。 この度貴社ホームページにてインターンシップ募集の内容を拝見し、応募したくご連絡させていただきました。 私は○○学部で○○を専攻しており、○○の分野において高い実績を誇る貴社の事業内容を深く理解したいと考えております。 今回のインターンシップでは貴社の具体的な事業内容や職種に関して勉強させていただける大変貴重な機会と考え今回の応募に至った次第です。 つきましては貴社インターンシップでの採用をご検討いただけますと幸いです。 お忙しいところお手数をおかけし大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

以上のように【なぜ応募したいのか】を明記すると単にインターンに参加したいのではなく、明確な目的があるのだと理解してもらうことができます。

可能な限り志望動機は記載しましょう。

インターンの参加可否メールの書き方

晴れてインターン採用の連絡が来て参加できる場合は即座に返信をしましょう。

また都合がつかなかったり、ほかのインターンと重なってしまったりした場合はお断りのメールを送る必要があります。

当日参加できる場合

インターン採用の連絡が来て日程に問題がなければすぐに返信をしましょう。

例）

この度はインターンシップ採用のご連絡をいただき誠にありがとうございます。 是非とも参加させいただければと存じます。 頂戴いたしました日程にてお伺いいたします。 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

参加できない場合

もらった日程に参加できない場合は辞退する旨を早めに連絡する必要があります。

その際は辞退の理由を可能であれば説明しましょう。

ただし、ほかのインターンシップに行くという理由は相手企業の心証を損ねますので、家庭の事情など無難な理由にするのがおすすめです。

例）

この度はインターン採用の連絡を頂戴しまして誠にありがとうございます。 ご連絡いただいた上で大変申し訳ないのですが、家庭の事情で頂戴しました日程での参加が難しくなってしまいました。 つきましては誠に恐縮ではございますが、今回のインターンシップを辞退させていただきたく存じます。 お忙しい中選考いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。 重ねてお詫び申し上げます。

このように自分の選考に時間をかけてもらったということに対しての感謝とお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

インターンの質問・問い合わせメールの書き方

インターンを受ける前や採用の連絡をもらった後に質問したいことが出てくる場合もあるでしょう。

そのときも書き方の基本は同じで、件名に質問内容を記載し簡潔に本文を書いていきます。

質問内容を件名に入れる

件名には本文の内容を簡潔に書くのが基本です。

例えば当日の服装に関して聞きたい場合は、【インターンシップ当日の服装に関しまして】というようにすぐに内容がわかるよう記載しましょう。

簡潔に書く

本文には件名の質問内容を簡潔に書きます。

例）

○月○日のインターンシップの服装に関してお伺いしたくご連絡させていただきました。 貴社ホームページに服装に関しての記述はございませんでしたが、何か指定はございますでしょうか。 望ましい服装がございましたらお手数ですがご教示いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ちなみにビジネスシーンのメールでは疑問文であっても【？】は使いません。

社内の人間とのやり取りは別ですが、外部の人とは基本的に使わないということを覚えておきましょう。

質問文なので使ってしまいそうになるかもしれませんが、【。】で終わることに注意が必要です。

インターン後のお礼メールの書き方

インターン後に企業に対してお礼のメールをするのは当然のマナーです。

こちらではインターン後のお礼メールの書き方について解説していきます。

お礼メールは必要？

結論からいうとお礼のメールは必須です。

インターン後に担当者および企業に対してお礼のメールをするのは社会人になるためのマナーといえます。

企業の担当者は業務の時間を割いて学生の皆さんのためにいろいろと教えてくれたはずです。

感謝の意をその場だけではなくぜひメールでも伝えましょう。

お礼メールを送るタイミング

お礼のメールは早ければ早いほど嬉しいものです。

基準があるわけではありませんが、24時間以内に送るのが望ましいといえます。

どうしてもメールが送れない状況にある場合はお礼が遅くなったことに対してのお詫びの一言を加えましょう。

例）

この度は貴社インターンシップに参加させていただき誠にありがとうございました。 ○○様を初め、社員の皆様には温かいご指導ご鞭撻をいただきまして感謝の念に堪えません。 今回のインターンシップに参加したことで、ホームページではうかがい知れなかった貴社の事業内容や実際の職務について理解を深めることができました。 また今回の自分の成長のために必要なことも理解することができ、今後の人生において大変有意義な経験となりました。 貴社の新卒採用が始まった暁には是非とも応募させていただきたく存じます。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。

以上のようにインターンでお世話をしてくれた担当者と社員に対する感謝、自分が何を学びどう活かしていくかを詳細に書くと担当者もきっとインターンをしてよかったと感じてくれるはずです。

送り先

お礼のメールの宛先は基本的にはお世話になった担当者です。

もし応募したときの担当者と実務の担当者が違った場合は応募したときの担当者も宛先に入れて送りましょう。

宛先に二人以上の人物を入れる際は役職の高い順に書きます。

もし役職がわからなければ現場の担当者が最初で問題ありません。

例）

○○株式会社 人事部長 ○○様 総務部 ○○様

このときに前章のToとCCの使い分けで説明した通り、下の人をCCに入れる必要はありません。

インターンに関連した担当者はToに入れて直接感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼メールへの返信は？

担当者にお礼のメールを送った後に返信が来ることがあります。

基本的にお礼のメールに返信が来た場合は改めて感謝していること簡潔にを伝え、こちらからメールを終わらせます。

中には返信不要と記載してくれる担当者もいるのでその場合は返信しなくても大丈夫です。

企業の担当者は一日に何十通というメールを見なければならないので、返信不要に返信することは相手の手間を増やすことになります。

失礼に値すると感じるかもしれませんが、ビジネスシーンでのメールではよくあることなのでインターンでメールを活用する際も覚えておきましょう。

まとめ

以上のポイントなどを押さえながらインターンに関連するメールの書き方の基本を紹介してきました。

普段使っているLINEなどのSNSとはだいぶ勝手が違うことに戸惑うかもしれません。

しかし、皆さんが社会人になるとメールは日常の一部になります。

特に相手の名前や企業名を絶対間違わないようにする、本文の構成は宛名から始めるといった書き方は慣れないうちは間違えてしまいがちです。

下書きで練習したりご両親や大学の先生に一度見てもらったりしてもいいでしょう。

メールは基本さえ理解していればどんな場面でも応用できます。

インターン応募のメールをきっかけに社会人になるための一歩を踏み出してみましょう。

また以下の記事も読むことでよりインターンのメール書き方の理解を深めることができますので、参考にしてみてください。