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はじめに
就職活動でインターンを行う学生の多くがインターン後のお礼メールについて悩む瞬間があると思います。
特にインターンは長期の場合もあれば1日といった短期の場合と様々です。
そのためお礼メール自体送るべきなのか悩む人も少なくありません。
また送るにしてもどのような文章で送ればよいか分からない場合も多いでしょう。
そこで本記事ではインターン後のお礼メールについて必要性やタイミング、作成時のマナーについて紹介していきます。
目次
インターン後のお礼メールの必要性
基本的にインターン後のお礼メールはいかなる場合があっても必要です。
1dayや数日間のインターンでもお礼メールを送るべきなのか悩む学生も多くいると思います。
インターン後のお礼メールを出したほうが良い主な理由は以下の通りです。
- インターンでお世話になった人へ感謝の気持ちを伝える
- インターンでの経験を振り返る
- 採用担当者へのアピール
インターンでお世話になった人へ感謝の気持ちを伝える
インターン後のお礼メールは感謝を伝えるために必要となります。
インターンで関わった人へ感謝の気持ちを伝えるためにお礼メールは有効な手段の1つです。
特にインターンでは現場の仕事を実際に体験させてもらうことができるため自身のスキルアップにもなります。
またその際の担当者は自分の仕事がある中でインターンの面倒を見てくれている場合も多いです。
仮に現場で最後に感謝を伝えていたとしてもお礼メールで改めて感謝の気持ちを表しましょう。
インターンでの経験を振り返る
インターンでの経験を振り返ることもお礼メールを送る理由の1つです。
インターン後のお礼メールでは基本的に、インターンで自分が成長できたことや気づきがあったことなどを盛り込んだうえで感謝を伝えます。
そのため書く際にはインターンで自分がどんな成長をしたのかを具体的に振り返る必要があるのです。
自身の成長を振り返って書いたお礼メールはただお礼を書く以上に担当者に感謝が伝わりやすくなります。
採用担当者へのアピール
採用担当者へのアピールのためにもお礼メールを送る必要があります。
インターン後のお礼メールは前述した通り基本必須ですが、送らない人も少なくないため送るだけでもアピールにつながりやすいです。
またインターンで担当になってくれた社員さんが採用担当にもなる場合もあるため、できるだけ多くの接点を持っておくことが良いでしょう。
そのためインターン先の担当者へ好印象を持ってもらうという意味も含めてお礼メールは送ったほうが良いのです。
ただ、内容が薄かったり社会人としてのマナーや書き方が変だったりすると逆効果になる場合もあるのでお礼メールの書き方やマナーを理解する必要があります。
インターン後のお礼メールを送るタイミング
インターン後のお礼メールを送るタイミングとして最適なのはインターン終了日かその翌日です。
感謝の気持ちを伝える行為でもあるため1日でも早くお礼メールを送ることがベストとなります。
インターン終了当日にお礼メールを送れば、インターンでの疲れを押してまで感謝を伝えたかったのだと担当者に好印象が残るのです。
またお礼メールを送らずインターンから時間が経ってしまった場合は送るのを諦める人も多いと思いますが、遅れてでも送ったほうが良いとされます。
遅れてしまった場合は遅れたことへの謝罪をしてから感謝の気持ちを伝えましょう。
遅れた場合の謝罪で注意が必要なのは、なぜ遅れたのかを事細かに書かなくてもよいということです。
お礼メールで伝えたい内容
こちらではお礼メールで押さえておきたい、盛り込みたい内容について紹介していきます。
インターン先への感謝の気持ち
インターン先への感謝の気持ちはお礼メールに必ず盛り込みます。
基本的にお礼メールの宛先として、インターン先の会社全体または人事部といった部署へ向けて書く場合が多いです。
ただ特別お世話になった社員さんに感謝の気持ちを伝えたい場合はその社員さんの名前を盛り込んで、そこでも感謝の気持ちを記します。
成長できたこと
インターンを通して成長できたことはお礼メールに盛り込むべき重要な内容です。
特にインターンで体験したことや社会人について学んだことを具体的に盛り込むことで自身がインターンにしっかりと取り組んだことをアピールできます。
また成長できたことをしっかりと思い出すことでインターンでの学びや気づきを振り返ることができるのです。
社員から学んだこと
インターン先の社員さんから学んだことをお礼メールに盛り込むことも重要です。
社員さんからの指摘や社員さんの働く姿を見て感じたことや学んだことは多くあることでしょう。
社員さんからの指摘や社員さんの働く姿勢と自身の姿勢を比較して自身の課題を見つけたのであればその見つけた課題も盛り込むとよいです。
インターンを通して見つけた課題を書くことで自身の向上心をアピールすることができます。
お礼メール作成における注意点
いざお礼メールを作成しても送り方や内容によってはマイナスに作用する場合があるのです。
こちらではお礼メール作成時において注意すべきポイントについて紹介していきます。
宛先の名前やメール内容の誤字脱字を防ぐこと
誤字脱字を防ぐことはお礼メールに関わらずビジネスに関する多くの場面で重要なことです。
お礼メールでこのような間違いをすると就職してからも同様のミスをするのではと悪印象を持たれてしまいます。
誤字脱字のミスは人間ですので必ずありますが、提出する前にしっかりと確認を行って直した状態で提出する必要があるのです。
ビジネスシーンで誤字脱字をしてしまうとビジネスチャンスを失ってしまう危険性もあるため学生のうちに誤字脱字がないか確認する習慣をつけましょう。
送る時間に気を付けること
お礼メールを送る時間帯も気を付けないといけません。
基本的に送る時間に制限はありませんが送る時間帯によっては非常識と考えられてしまう場合もあるのです。
例えば深夜帯などに送るなどはやめておいた方が良いでしょう。
人によっては会社関連のメールの通知を出す設定にしている場合があるため深夜帯にその通知を出して迷惑をかけてしまう可能性もあります。
この観点はマナーとして覚えておき、送る時間帯は日中の特に営業時間内に送ることがおすすめです。
定型文を使わないこと
定型文を使わないことも注意すべき観点の1つです。
昨今では多くのサイトが乱立しているため様々なお礼メールの定型文が出ています。
そのため人によっては定型文をそのまま引用してしまう場合があるのです。
ただ採用担当は多くのお礼メールを見ているため、定型文をそのまま引用しているかどうかに気づく人が多いでしょう。
自分の経験を踏まえたうえで考えた文章は採用担当もわかる人が多いためできるだけ定型文を使わずに自分の意見、考えを書く習慣が重要です。
お礼メールの基本的な書き方
こちらではインターン後のお礼メールの基本的な書き方について紹介していきます。
お礼メールの基本構成は以下の通りです。
- 件名
- 宛先（相手の会社名/部署/氏名）
- 文頭の挨拶
- 本文
- 結びの挨拶
- 署名
1.件名
件名はメールのタイトル部分に当たるため、一目でどんな目的のメールなのかわかるような内容が望まれます。
インターン後のお礼メールの場合、例えば「インターンのお礼 ○○大学○○学部 シューブン太郎」といった誰からのメールか分かる内容が良いです。
件名部分はどんな目的で誰から来たのかがわかるように20～30字程度で記載しましょう。
2.宛先（相手の会社名/部署/氏名）
インターン後のお礼メールにおける宛先ではインターン先の会社名と部署名、役職名、名前を正しく記載する必要があります。
氏名を記載する場合はフルネームが望まれるためインターン中にお世話になった方々の名前はメモなどで控えておきましょう。
宛先が複数になる場合に注意してほしいのが並び順です。
並び順はお礼メールに関わらずビジネスメールでは役職順でアドレスや宛先を書く必要があります。
こちらはビジネスマナーの部分に当たるため、役職の上下関係についてしっかりと理解したうえで書いていきましょう。
3.文頭の挨拶
本文に入る前に書くのが文頭の挨拶文です。
挨拶文では「お世話になっております。」から始めて名乗りを入れるのが一般的な挨拶文となります。
インターン後のお礼メールの場合は「インターンシップに参加させていただきました、～（名乗り）」と何でお世話になったのかを明記するのが一般的です。
この部分は定型文の受け売りでも問題はありません。
4.本文
本文ではまずインターンでの感謝を述べてからインターンで直接お世話になったことや学んだことへの感謝などを記載します。
このときできるだけ簡潔にかつ読みやすい言い方を心がけると宛先の担当者に好印象を持たれやすいです。
また体験したことや学んだことについてしっかりと自分の中にどのような形で理解したか、今後どのように活かせるかなどが書けるとより良くなります。
エピソードをたくさん入れて感謝を伝えたいという人もいるでしょうが読みやすさの観点から1つに絞って書くことがおすすめです。
5.結びの挨拶
本文の最後は結びの挨拶で締めくくります。
締めの言葉はお礼メールにしっかりと区切りを持たせるうえで重要であるため、忘れずに入れるようにしましょう。
結びの挨拶は定型文を用いる場合が多いためいくつか覚えておくと良いです。
6.署名
最後に自分の情報を書いた署名を記載します。
この署名は就職活動だけでなく働き始めてからも基本的にメールに盛り込む場合が多いため書くことを習慣づけておきましょう。
署名はメールにおける名刺代わりになるため在籍する学校に関する情報や氏名、電話番号、メールアドレスまで記載するのがマナーです。
就職活動に向けて自分のメール用署名を事前に作っておきましょう。
お礼メールに返信が来た場合の対応
お礼メールを送ると相手先企業から返信が来る場合があります。
その場合は返信に対する感謝の気持ちを記載して再度返信をする必要があるのです。
ビジネスの世界ではメールは自分で終わらせるとしてメールは1往復半という考え方があるため覚えておきましょう。
こちらではお礼メールの返信に対する返信の際の注意点を紹介していきます。
内容は簡潔に書く
お礼メールと同様に相手の返信に対する返信でも内容は簡潔に書く必要があります。
基本的には返信に対する感謝の気持ちを述べて、締めの言葉を記載するのが一般的です。
例えば「お忙しい中返信いただきありがとうございます。～今後ともよろしくお願いいたします。」などが一般的でしょう。
「～」の部分では簡潔に相手を思いやる言葉を入れるのがおすすめです。
返信する際に件名や本文を変更しない
また相手の返信に対する返信をする場合は件名や相手の返信した本文を消さずに書くことがマナーです。
相手側がメールを管理しやすいようにするための配慮でもあるので覚えておきましょう。
ビジネスシーンでも過去の返信本文を引用することで流れを確認する場合が多いため、返信する際は引用する本文は残すことを覚えておいてください。
すぐに返信する
お礼メールに対する返信が来た場合はすぐに返信できるようにしましょう。
インターン先の担当者は忙しい中、自分のために返信メールを送ってくれています。
自分への返信に時間を割いてくれたことに対する感謝の気持ちとしても早く返信することが望ましいです。
そのため就職活動中は適宜メールチェックを行い見落とさないようにしましょう。
メール作成におすすめの本
最後にビジネスシーンにおけるメール作成について学ぶ際におすすめの本を紹介していきます。
ビジネス文書 書き方＆マナー大事典
この本はビジネス文書の様々なパターンが記されている1冊です。
多くのビジネス文書の例が記載されているため非常に参考になります。
ビジネス文書の書き方や文章での敬語の使い方に困った場合はこれを読めば解決することができるでしょう。
この本は就活だけでなくその後の社会人生活でも役に立つためおすすめです。
メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール
この本はメール文章力の基本を身につけるために良い例、悪い例を対比して学べる1冊です。
ビジネスメールに必要な基本的なルールについて網羅されています。
そのため就職活動を始めた大学生や新卒社員の方は持っておくと良いでしょう。
ビジネスメールに対する不安を取り除くことに適した1冊であるためおすすめです。
まとめ
本記事ではインターン後のお礼メールの必要性や書き方などを紹介してきました。
複数のインターンシップに参加しているとつい忘れがちになってしまうお礼メールですが遅れてでも送ったほうが良いとされます。
特にお礼メールはその内容次第で相手先企業に好印象を与えることができ、他の就活生とも差をつけることが可能です。
そのため就職活動の一環としてお礼メールをはじめとしたビジネスメールの書き方をしっかりと学ぶ必要があります。
本記事で得たお礼メールのポイントを押さえて今後の就職活動に活かしていってください。
本記事ではインターン後のお礼メールについて述べてきましたが、インターン参加自体を考えている人も少なくないでしょう。
本サイトではインターンシップや就活イベント、実際にインターンを経験した学生の感想などをまとめた記事もあるので参考にしてみてください。
インターンシップや就活イベントについて理解を深め、有意義な就職活動ができることを祈っています。
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