はじめに

参加する予定だったインターンでも、急な用事が入ったりスケジュールが被ってしまったりして参加できなくなる可能性もあります。

その時にはキャンセルの連絡をしなければいけません。

中にはキャンセルをすると本選考に影響するのではないかと不安になる方もいるのではないでしょうか。

今回はインターンのキャンセルが本選考に影響するのか、連絡する際に気をつけたいマナーや注意点を紹介していきます。

ここで紹介する注意点を押さえて企業側に対して失礼にならないようなキャンセル方法を身につけましょう。

インターンのキャンセル方法

インターンのキャンセルを伝える方法はメールか電話の二つです。

インターンをキャンセルすることを決定したら絶対に連絡をするようにしましょう。

大学を通じてインターンを申し込んだ場合などに無断キャンセルをしてしまうと、大学のイメージも悪くなり後輩へも影響してしまう可能性があります。

大学の就職サポートの利用が難しくなることもあるため就活全体に影響が出てしまうでしょう。

さらに、あなたを受け入れるためにインターンを開催する企業がしている準備が無駄になり、迷惑がかかってしまいます。

そのため無断キャンセルだけは絶対にしないようにしてください。

メール

企業の営業時間外でしか連絡できない場合や担当者に電話がつながらない場合にはメール連絡でも構いません。

メールで連絡をすると記録に残るで確認をしやすくなります。

時にはメールを送信しても担当者からの返信がないこともあるでしょう。

その場合は担当者がメールを確認できていない可能性も考えられますので、併せて電話でも確認し直接キャンセルを伝えるようにしてみてください。

メールでキャンセルの連絡をする場合は1週間前など前もって連絡をしておくようにすると安心でしょう。

電話

電話での連絡は企業や担当者へ直接キャンセルする旨を伝えられるため確実な方法とも言えるでしょう。

マナーや注意点を考慮して正しく対応すれば企業側の印象にも残りやすくなります。

一方、不適切な対応をしてしまうとその印象は悪いものとなってしまう可能性もあるのです。

好印象を残すためにも誠意ある対応をするように心がけてください。

また、電話をかける際は電波が届く場所であるかや周囲の雑音が大きくないか等にも配慮するといいでしょう。

キャンセルの連絡はメールと電話のどちらがいい？

インターンを辞退する際はできるだけ「電話」で連絡することが望ましいです。

当日や直前のキャンセルである場合は必ず「電話」で連絡するのがマナーとなります。

メールでの連絡は、送信したメールが通信トラブルで届いていなかったり担当者が忙しくて確認できなかったりする可能性もあるためです。

前もってキャンセルの連絡する際の1番の理想は「電話＋メール」で伝えることでしょう。

企業によってはWeb上でキャンセルすることもできますが、その後に電話でキャンセルを伝えることで相手に誠意を伝えることができます。

両方で対応することで相手に誠意を伝えやすくなり、本選考に悪い影響が出る可能性を減らすことができるのです。

いずれにせよ迷惑がかからないよう場合に応じた方法にてしっかりとキャンセルする旨を伝えるようにしてください。

インターンのキャンセルは本選考に影響する？

「キャンセルすると本選考にも影響が出てしまうのでは」と考えてしまう方もいるかもしれません。

しかし、企業も学生がインターンをキャンセルする可能性があることは把握しています。

キャンセルしたこと自体が悪影響を及ぼすことはないですが、キャンセルの伝え方が悪いと本選考に影響する可能性もあるのです。

特に連絡なしの無断欠席をしてしまうと迷惑をかけてしまうだけでなく社会的な常識がないと思われ、内定への可能性もほぼ無くなってしまうでしょう。

そのため、キャンセルの連絡は絶対にするようにしてください。

本選考への影響を少なくするためにも以下2点について押さえておきましょう

ビジネスマナー

連絡する時はビジネスマナーを守って連絡することが大切です。

マナーが悪い連絡や相手への気遣いがない対応をしてしまうと悪い印象を与えてしまいます。

ビジネスマナーに関して自信がない場合は大学の就職サポートや就職エージェントに相談してみるのもよいでしょう。

キャンセルをする時は連絡方法に注意し、マイナスのイメージを与えないようにすることに気を付けます。

しっかりとお詫びを伝える

企業はインターンを受け入れるためにグループワークの準備やプログラムの作成、社員スケジュールの調整など様々な準備をしています。

中には選考を通してインターン参加を呼び掛けている企業もあるので、期待に応えられなかったことを意識してキャンセルの連絡をすることも必要です。

キャンセルをする理由の中には自分ではどうにもできないようなやむを得ないものもあるでしょう。

だからといって「しょうがない」と割り切るのはなく、謝罪の心をしっかり持ち対応してください。

辞退することを伝えたあとは「申し訳ございません」とお詫びを伝えるようにしましょう。

連絡する際に気をつけたいマナー

前章にてインターンに参加できなくなった場合はキャンセルの連絡をする必要があることがわかったでしょう。

しかし、様々なマナーがあるのできちんと理解をして相手に失礼な断り方をしないように心がけてください。

ここで失礼な断り方をしてしまうと本選考にも影響が出てしまうので気をつけて連絡をするようにしましょう。

連絡する際に気をつけたいマナーとして以下2点が挙げられます。

連絡する時間帯や連絡先

キャンセルの連絡する時間には注意しましょう。

プライベートのような時間ではなく、マナーとして平日の営業時間に連絡をするようにしてください。

そして、企業名や担当部署などを間違えてしまうと大変失礼になるので連絡する前に一度チェックしておいた方が安心できます。

もし、間違えてしまうと誠意がない人物と見なされて本選考にも悪影響が出てしまうでしょう。

言葉遣い・誤字脱字

連絡をする際には友人同士のやり取りのような言葉遣いにならないように注意が必要です。

特にメールは文章として記録に残るので書き出しのマナーや誤字脱字などもないように注意して送るようにしてください。

送る前に必ず自分が書いた文章の内容をしっかりとチェックしましょう。

ビジネスマナーとして言葉遣いや誤字脱字などは重要になってきます。

もしかしたらビジネスシーンでも同様な場面があるかもしれません。

あらゆる場面を想定して丁寧な言葉遣いをもってしっかりと謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

いくらマナーを守っていても謝罪の気持ちが伝わらなければ悪い印象を与えてしまうので誠実な姿勢を伝えましょう。

インターンのキャンセルを伝えるメール例

キャンセルを連絡する際のメールの例文をお伝えします。

ポイントをしっかり押さえて、しっかりと気持ちが伝わる内容であれば好印象を与える可能性もあるでしょう。

書いた後は誤字脱字などがないように見直しもするようにしてくださいね。

メールでキャンセルを伝える場合のポイント

企業の担当者は学生からのメールを全部詳しく見れない場合もあります。

なので件名をわかりやすく「インターンシップ欠席のご連絡」というように一目で内容がわかるようにしましょう。

最初はインターンに参加をさせてもらえることへのお礼を述べるようにしてください。

しっかりと感謝の気持ちを伝えた後にインターンをキャンセルする理由を簡潔に伝えます。

インターンのキャンセルメールはビジネスメールと同じように署名を最後につけるようにしましょう。

キャンセルを伝えるメールの例文

インターンのキャンセルを伝える電話トーク例

電話で伝える際にどうやって話せばいいのかわからないという方もいると思います。

ここでは電話でのトーク例を紹介するので、実際に伝える際に参考にしてください。

緊張して早口にならないように落ち着いて話すことを心がけましょう。

電話でキャンセルを伝える場合のポイント

電話の場合は相手からの応答が入るのであくまで一例として参考にしてください。

インターンをキャンセルする理由は企業側から聞かれない限り、詳しく答えなくても大丈夫です。

また、辞退理由以外にも質問がくる可能性があるため、急に質問されても慌てずに落ち着いて答えるように心がけましょう。

間違っても「他の企業の日程と被ってしまった」と答えないようにします。

言葉づかいなどに不安がある場合はあらかじめ伝える内容を書き出して練習しておくのもいいでしょう。

ビジネスマナーでは素早く簡潔に用件を伝えることが大切なので担当の方に変わったらすぐに本題に入るようにしてください。

電話をかける時間は忙しいと思われる始業、就業の1時間前後とお昼休みの時間帯は避けるようにしましょう。

キャンセルを伝える電話の会話例

お忙しいところ失礼いたします。〇月〇日に開催予定のインターンシップの件でお電話いたしました。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇と申します。ご担当の××様はいらっしゃいますでしょうか。 （担当者につないでもらう） お忙しいところ失礼いたします。私〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇と申します。 ただ今お時間をいただいてもよろしいでしょうか。 先日はインターンシップのご案内をいただきありがとうございました。 インターンシップへの参加を予定しておりましたが、参加が難しくなってしまったため欠席とさせていただく連絡いたしました。 せっかくの貴重な機会をいただいたにも関わらず、このようなお返事になってしまい大変申し訳ございません。 ご対応ありがとうございます、では失礼いたします。

インターンをキャンセルする際の注意点

インターンをキャンセルしてしまうとインターンを受けた人との差がついてしまう可能性があります。

また、採用にインターンを活用している企業の場合は就活に影響が出る場合もあるのでキャンセルする際の注意点もしっかり知っておきましょう。

インターンで得られる特典が受けられなくなる

内定直結のインターンやインターン参加によって書類選考・面接免除などの特典がある場合もあります。

インターン参加者に優遇措置がある場合は参加できないことで大きなマイナスになる可能性もあるのでよく考えてキャンセルをするようにしましょう。

また、インターン参加を本選考の条件にしている企業もあるので安易にキャンセルをすることがないようにスケジュールを確認しておくことが大切です。

電話などでキャンセルの連絡をする際に、他の日程に変更ができないか相談してみるのもいいかと思います。

経験や知識を得るチャンスを失ってしまう

インターンでは、企業理解を深めるためのプログラムが用意されていることが多いです。

また、業界研究にも役立つので本選考に影響は少ないですが参加者と経験や知識に差をつけられてしまう可能性があるので注意しましょう。

自分が志望する業界のインターンはキャンセルすることがないようにスケジュール調整をしっかりと行っておくことが大切です。

インターンのキャンセルはできる限り早くする

インターンのキャンセルが決まった時点で速やかに連絡してください。

企業は受け入れるための準備をしているので直前でキャンセルしてしまうと準備が無駄になってしまうでしょう。

早めに連絡をすることで別の候補者に参加を呼び掛けたり、プログラムの変更をするなどの対応が可能になります。

こちらの都合でキャンセルをしているのできるだけ丁寧な対応を心がけてください。

まとめ

本記事ではインターンをキャンセルする方法を例文付きで解説しました。

インターンをキャンセルする可能性があることを企業もわかっているのでマナーも守って謝罪すれば本選考への影響はありません。

メールや電話でのキャンセル方法や例文も紹介しましたが誠意を伝えるためにできるだけ電話で伝えるように心がけましょう。

インターンをキャンセルすると他の候補者との差がついてしまう可能性があるのでしっかりと考えることが大切です。

本サイトではインターンに関する記事を他にも紹介しています。

インターンに関してもっと対策を練りたい方は是非参考にしてみてください。