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はじめに
就職活動ではまず自己分析や業界研究を進めますね。企業研究まで進むと1つの企業に様々な職種を見つけます。
同じ会社でも職種によって働き方や年収が異なるので、企業選びと同じくらい職種選びも重要です。
職種毎のやりがいや厳しさ、生活スタイル等を把握しましょう。
この記事では一般事務の職種研究をしていきます。一般事務の方は最初から事務職志望が多いですが是非他の職種も見て比べてみてください。
職種研究のやり方がわからない人は以下の記事で紹介していますので参考にしてください。
目次
一般事務とは
多くの企業が新卒採用をする際に職種を分けて採用をします。
大きく分けると「総合職」と「一般職」です。一般事務はこの一般職を指すことが多いです。
正直一般職の仕事は企業毎に大きく範囲が変わっています。
一概に一般事務とまとめることは難しいのですが代表的なものを見ていきたいと思います。
一般事務は何をする？
事務職の仕事は主に以下の4つに分けられます。
- 資料作成
- 書類整理
- 経理
- 顧客サポート
資料作成ですが例えばお客さま向けに提案をする際の提案書に使うデータを集めたり営業の人のサポートをします。
または社内で何かを実施するときの申請書を作ることも一般事務がやることが多いでしょう。
書類整理は法律で書類の保管が義務付けられているものがあります。経理等の書類は特に数年の保管が必要になります。
監査や税務調査が来た時にすぐにその書類を取り出せるように整理をしていくことが大切です。これも一般事務の仕事の一つとなります。
3つ目は経理です。経理の仕事は各部から領収書や請求書が膨大になるため、仕事量が多くなるのが特徴です。
お金の絡む仕事ですので一つ一つの仕事の丁寧さが求められます。
顧客サポートは時にお客さまと直接会話をしお客様の求めていることに対応することもあります。
ただ専門的な話は別の担当が行うので、手続きに関すること等そこまで難しくない顧客対応となります。
一般事務のやりがい
一般事務は基本的に会社組織を円滑に回すための潤滑油であり他の仲間の活躍をサポートするサポーターです。
部活のマネージャーのようなものをイメージするといいかと思います。
会社自体の成果がしっかり上がることや所属する部署の人から仕事を感謝されることがやりがいにつながります。
また資料の作成やエクセルでの分析業務等を仕事としていくと徐々に完成度が高まり、自分の成長を実感することができます。
こうした成長実感を得られることも仕事のやりがいにつながると思います。
一般事務の苦労
一般事務の仕事の苦労は主に以下の3つです。
- 仕事に面白みがない
- 一緒に働く仲間に恵まれない
- 発言力が弱い
まず仕事の面白みについてですが一般事務の仕事は単調な作業を繰り返すような仕事が多くなります。
何か自分で新しいサービスを作ったり提案したりということはありません。
同じ仕事の繰り返しに飽きてくるというのが難しいところです。
次に働く仲間に恵まれないことが挙げられます。
部活のマネージャーだけどその部員のことが好きでないという状況を考えると結構きついですよね。
仲間から感謝されたいがために仕事をするのですがその仲間のことが好きになれないと仕事の目的を見失いがちになります。
大企業であるほど配属先がどこになるかもわかりませんし人間関係は選べませんから難しいところです。
最後は発言力が弱いことです。どうしても忙しい仕事の日々の中で一般事務の方が問題に気付いても後回しにされてしまうことがあります。
より会社に対して重要な仕事をやっている人が別にいるためです。自分が声を上げても何も変わらないという無力感を感じるとつらいですね。
一般事務の平均年収
一般事務職の平均年収は328万円とされています。
平均年収は400万円を超えていますから平均に比べると低い水準となります。
一般事務職は残業等も少ないですし成果に対する責任等も他の専門職種に比べると大きくないため給与も低めの水準となります。
給与をガッツリ稼ぎたいという方には一般事務の職種はそぐわない仕事と言えるでしょう。
一般事務の1日の流れ
一般事務の方の一日の仕事の流れを見てみましょう。
一般事務の方は基本的に定時出社定時退社となり残業はそこまで多くなりません。
打ち合わせが1日に何件も詰め込まれたりということもなく、ある程度自分のペースで仕事ができる職種です。
自分のプライベートな時間を確保しやすいため仕事に友人と会ったりショッピングに行くこともできます。
どんな人が向いている？
一般事務の仕事やキャリアについて見てきました。
ではこのような仕事に向いている人の特徴についても考えていきましょう。
3つほど挙げています。
周りの人に貢献したいという思いが強い
一般事務は必ず誰かとチームになって仕事をします。
そのチームのために仕事をしますので周りの人に貢献したいという思いの強い人が向いていると言えるでしょう。
自分自身が成果を出したい、認められたいというよりは周りの人が成果を出してくれることが自分の喜びと感じられるような人かと思います。
一つ一つの仕事を丁寧に行う
仕事はルーティーンが多くあり同じことを繰り返すことが多いのが実態です。
しかし一つ一つの仕事が周りを助ける仕事であり会社にとって必要な仕事でもあります。
仕事をきっちりと丁寧に行うことで周りからの仕事を任されるようになることが大切です。
新しいことに挑戦したい、飽きっぽいという方には苦しい仕事になるかもしれません。
ルールをきっちり守る
一般事務の仕事はルールが決まっているものがほとんどです。
そのルールの範囲の中で仕事をしていきます。
あまりクリエイティブに自分で発想をして仕事を進めるのではなく決まっていることに順守して逸脱しないことが求められます。
これが一般事務という職種の特徴でもあります。
一般事務で求められるスキル・資格・マインド
仕事内容について見てきました。仕事内容自体は非常に多岐にわたりますね。
ここからはその仕事をやるにあたって必要となるスキルや資格、マインドについて説明していきます。
スキル
まずは一般事務の方が活躍するにあたって求められるスキルについて以下の3つをご紹介します。
- スケジュール管理
- 情報を整理する力
- コミュニケーションスキル
まずスケジュール管理です。
一般事務の方の仕事は周りの誰かをサポートする仕事です。そして周りの方の仕事には必ず期日があります。
いつまでに自分が仕事を終える必要があるのかを把握し行動することが求められます。
残業せず定時退社を奨励されますので決められた時間の中でタスクを終わらせるスケジュール管理やタスク管理はとても大切です。
次は情報を整理する力です。一般事務の方の仕事は様々なルールを守りながら進めていかなくてはなりません。
特に大きな会社になるほどルールは多様化し複雑になります。すべてを覚えるのは不可能です。
だからこそいつどのルールを確認すべきかということを整理できていれば仕事の効率化につながります。
最後はコミュニケーションスキルです。職場ではあれをやってほしい、これをやっておいてと色々な指示を受けます。
「なぜその仕事が必要なのか」「何を欲しているのか」を理解できれば言われたことを正確に対応できます。
また自分なりの工夫で相手の期待を超えることもできるかもしれません。
コミュニケーション能力が優れることで仕事をスムーズに進めることができるでしょう。
資格
一般事務の方はこの資格がないと仕事ができない、というものはありません。
ただいくつか仕事をする上で役立つ資格がありますのでご紹介していきます。
- MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
- 簿記
- TOEIC
MOSはパソコンで仕事をするにあたって基本的な使用の仕方を理解しているとアピールできます。
実務的にもきれいに資料を作成したいときやエクセル集計の効率的なやり方を学べるので実用的です。
Word、Excel、Powerpointあたりを抑えておけるといいでしょう。
次に簿記です。できれば2級までは取得しておきたいところです。簿記をやっておくことで経理関連の仕事を任される機会が増えると思います。
それだけ仕事の幅が広がります。経理の仕事は必ずどの企業でも必要な仕事なので重宝されるでしょう。
最後はTOEICです。職場にもよりますが英語ができるに越したことはありません。
英語が苦手なメンバーをサポートしてあげたり上司が英文メールを作成するサポートをしてあげたりします。
どんな企業でも英語をビジネスに利用することは増加していますのでできれば800点以上を目指して英語の勉強を頑張りましょう。
マインド
次に活躍する一般事務の方のマインドです。
これはチームのために献身的に働くことが欠かせません。
周りの人が今どんなことに困っているのかを察したり不足しているものを補ってあげることで信頼を勝ち取ることができます。
また一つ一つの仕事を大切にし確実に仕事をする確実性も大切です。
仲間から信頼され続けることが仕事を安定的に続けていく上で重要になります。
一般事務のキャリアパスは？
一般事務のキャリアパスについて考えます。
残念ながら一般事務の仕事に明確なキャリアパスがある会社はほとんどないと思います。
様々な一般事務の方の事例を見ていきましょう。
一般事務になるには？
まず一般事務として働こうと思った際にはまず企業の採用を見ます。
多くの企業は「総合職」と「一般職」に採用が分かれていて一般事務は「一般職」で入社をする必要があります。
会社によってはこの区分けがないところもありますので区分けがない場合は採用選考の中で自分の描く働き方を伝えていくようにしましょう。
一般事務のキャリアパス
次に一般事務のキャリアパスですが基本的には一つの部署に長くいて異動も昇進もないのが実態です。
同じ仕事をつづけた方がノウハウが貯まるので仕事をスムーズに進められるようになるためです。
同じ仕事をやりながらキャリアアップを考えることは難しく基本的には総合職に職種転換をするというのがキャリアアップをしていく方法になります。
または転職をして総合職一般職隔てのない会社に行き他の職種にチャレンジする方も多くいらっしゃいます。
職種はあくまで職種であってその人の能力を表すものではありません。
総合職でも一般職でも仕事で成果を出すことが一番大切です。
最近は一般事務の方が結婚出産してまた仕事をしたいと思った時にベンチャー企業で活躍される方が多いようです。
ベンチャーは少し仕事を手伝ってくれる人が欲しいけど１人分ほど欲しいわけではない、という場合があります。
週3日だけ働いてくれる事務の方を募集します、といった求人が増えてきています。
一般事務の最新動向
一般事務の方々を取り巻く環境は大きく変わってきていますので最新の動向等をお伝えします。
AIに代替されやすい仕事
一般事務の仕事はルーティーンが多くルールが決まっていてその範囲の中でやる仕事が多いです。
こうした仕事はシステムやAIに置き換わりやすいという特徴があります。
中長期的に考えると一般事務の仕事は少なくなっていくと想定されます。
数年前から人気企業である三菱商事や東京海上日動火災、三井住友銀行辺りが一般職の採用をストップしています。
一般職の仕事をシステム対応できないかの本格検討に入ってきているためです。
少しずつですがAIによる代替が進んできており一般事務として働く機会は徐々に減っているのが現実です。
産休育休からの復帰が増える
一般事務の女性の方は結婚し出産すると専業主婦となる方が多くいらっしゃいました。
しかし現在は職場復帰される方も多くいらっしゃいます。
週3勤務可など依然比べると柔軟な働き方ができるようになってきました。
またテレワークの推進により職場に行かなくとも家で仕事ができる環境も整いつつあります。
長く仕事をしていくことでスキルをさらに磨いていくことができるようになっています。
一般職からのキャリアアップも増える
一般事務として働く機会が減少する一方で元々一般事務だったけど現在は全然異なる活躍をしている、という人も増えてきました。
一般事務から結婚出産を機に退職し別の会社に入社、そこでの活躍が認められて社長に抜擢というケースもちらほらあります。
一般事務の方のマインドも少しずつ変化しより社会に対して影響力を持ちたいと考えている方が増えてきているのかもしれません。
能力のある方が活躍の場を広げていくことで社会全体が活性化していきます。
一般事務で働こうと思っている方も是非自分の可能性を信じて一般事務だけでない自分の輝ける場所を検討してみるといいかもしれません。
一般事務志望者におすすめの入門書
一般事務を志すにあたり必要な心構えを作ったりスキルを向上させるために役に立つ本です。
是非気になったものがあれば読んでみてください。
7つの習慣
7つの習慣はビジネス書のベストセラーです。自分自身の人生は自分で責任を持つことをよく理解できます。
人間関係に悩んだ時や仕事がうまくいかない時に自分を救ってくれる稀有な一冊です。
一般事務の方が持つ多くの悩みに対して解決策を教えてくれるでしょう。
小さな会社の総務・経理の仕事ができる本—初めてでもよくわかる
一般事務の仕事がどんなものかを体系的に把握することができます。
もちろん大きな会社である度仕事は細分化されますので仕事の全体像が見えずらくなります。
一般事務とはそもそも企業の中でどのような役割なのか、その中で今自分はどんなことを期待されているかが分かります。
なんとなく仕事をするよりもより目的を明確して仕事に従事できるようになるでしょう。
「事務ミスゼロ」の仕事術 とにかく簡単! ミスをとことん防ぐ50の小ワザ
こちらはより具体的なノウハウ本です。
一般事務の仕事をするにあたって気を付けておきたいことやいかに仕事を効率的にしていくかを記載している実用書です。
一般事務の仕事で求められる心構え等をより具体的に知ることができるでしょう。
まとめ
ここまで一般事務の仕事を見てきました。
リモートワークの推進やベンチャーブーム等により短期的には働き方は多様化して活躍できる場は広がっています。
一方で長期的な視野でみるとAIに代替されてしまう可能性がある職種でもあります。
一般事務で働きながらも何かしらかの専門性をつけるよう勉強したり一般事務からの職種転換を考えていく必要があります。
一般事務の採用が多いのはIT業界や金融業界ですので、こちらの業界研究の記事も是非参考にしてみてください。
それでは職種研究頑張ってくださいね。
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